В сферу бизнеса очень плотно вошел электронный документооборот. С каждым днем все больше предприниматель начинают использовать услуги операторов по ЭДО. Основным преимуществом этой системы является отказ от бумажных носителей.
Электронный документооборот включает в себя три основных участника: отправителя-оператора-адресата. Каждый из элементов этой цепочки имеет свои обязанности, например, отправитель создаёт нужный документ, подписывает его используя электронную подписать и отправляет. Тут уже начинает работа оператора, который предает документ адресату ЭДО. После того, как получатель получил документ, он может его корректировать и оправлять обратно, с внесенными поправками. С помощью такой системы ускоряет рассмотрение определённых вопросов и заключить договор с ЭДО становится проще, уменьшается беготня секретарей и всегда есть возможность быстро получить ответ.
В этой системе роль оператора заключается в обеспечение технических процессов обмена файлами удаленно и получению доступа к ним с помощью определенных программ. При этом оператор обеспечивает безопасность передаваемых данных, а также серверных и облачных программ компании.
Какие проблемы может решить ЭДО?
- Ускорить все бизнес процессы. То есть клиент может наблюдать за всеми этапами обработки данных и контролировать их.
- Сдача правильной отчетности в срок. Это обеспечивается тем, что система не пропускает документы с ошибками, она автоматически обновляет формы отчетов на новые версии, напоминая при этом сроках.
- Защищает безопасность данных. Для этого используются специальные системы шифрования, разделение прав доступа к документам на разных этапах их формирования.
- Уменьшает финансовые и временные затраты. Логично, что с использованием ЭДО вам больше нужно тратиться на чернила, бумагу, курьеров и т.д. Да, бумажный оборот документов остается, но он будет не так велик, как раньше.
- Минимизация человеческого фактора. Так как управляет всем ЭДО компьютер, все ошибки устраняются еще на начальных этапах создания документов. Все формы проверки документов регулярно обновляются, что позволяет создавать актуальные файлы. Также электронный документ сложно забыть или потерять, и получить к нему доступ можно где угодно.
ЭДО – это удобная компьютерная система оборота документами онлайн, которая позволяет вам получать всю нужную информацию, даже не находясь в офисе.